Deshalb scheiterst du an bestimmten Aufgaben immer wieder

Deshalb scheiterst du an deinen Aufgaben

Jeder kennt sie – diese Aufgaben, an denen man immer wieder scheitert. Oft sind sie nicht einmal besonders schwierig, aber aus irgendeinem Grund will es einfach nicht klappen.

Bei mir gab es immer wieder Probleme bei meinen Buchveröffentlichungen. Jedes Mal war es ein einziges Chaos.

Zum Beispiel hatte ich nie den Klappentext bereit, wenn meine Cover-Designerin danach fragte. Oder ich stellte beim Hochladen eines Romans jedes Mal aufs Neue fest, dass ich ja auch einen Verkaufstext brauche. Oder Keywords. Oder dass ich vielleicht mehr als nur eine E-Mail versenden sollte, um von der Veröffentlichung zu erzählen. Und schon war ich wieder im Stress.

Dafür kann es natürlich eine ganze Reihe an Ursachen geben, aber eine davon wird oft übersehen. Und genau über diese (und was du dagegen unternehmen kannst) sprechen wir in der heutigen Podcast-Folge.

Hör gleich einmal rein!

Links zur Folge

Die Webseiten meiner Autorinnen-Pseudonyme findest du hier:

Auf das obige Beispiel bezogen war mein Problem deutlich: Ich habe den Buchlaunch als Aufgabe (Launch das Buch) angesehen. Dabei war es ein Projekt!

Was unterscheidet ein Projekt von einer Aufgabe?

Ein Projekt ist im Grunde eine sehr große Aufgabe, die viele kleine Unteraufgaben und bewegliche Teile beinhaltet.

Bleiben wir beim Buchlaunch, gehören z.B. folgende Unteraufgaben dazu:

die Planung von E-Mails und Postings,
das Organisieren von Testleserinnen oder Bloggern,
die rechtzeitige Fertigstellung des Covers,
das Schreiben aller Texte,
das Anlegen einer neuen Landingpage,
das Anpassen der Startseite
usw.

Wie du siehst, ist das keine einzelne Aufgabe, die man „mal eben so“ erledigen kann.

Hier brauchst du mindestens eine To-do-Liste, um den Überblick zu behalten.

Im Grunde kannst du Aufgabe und Projekt also so auseinander halten: Hat die Aufgabe, die ich mir vorgenommen habe, mehrere Schritte? Dann ist es ein Projekt.

Was ich bei so großen Projekten übrigens immer empfehle, ist ein Projektboard in einer Projektplanungssoftware anzulegen, wie z.B. Trello, Ora oder Asana. (Ich selbst nutze Asana).

Auch hilfreich ist ein Prozess, in dem du die einzelnen Schritte festhältst. Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben, die du nicht ständig, aber regelmäßig machst, empfehle ich dir, einen Prozess anzulegen.

Empfehlung: Auch wenn du jetzt noch ganz am Anfang stehst und glaubst, dass du sowas noch nicht brauchst, empfehle ich dir, von Anfang an Prozesse für komplexe Aufgaben zu schreiben. Sonst investierst du jedes Mal unnötige Zeit darin, erneut herauszufinden, welche Aufgaben du bei deinem Buchlaunch, deiner Steuererklärung, oder bei sonstigen Projekten umsetzen musst.

Vorteile von Projekten

Ein ganz klarer Vorteil ist natürlich, dass du dich nicht mehr fragst, wieso du diese „einzelne Aufgabe“ nie richtig umgesetzt bekommst. Das Anlegen eines Projekts hat aber noch weitere wichtige Vorteile für dich.

Notieren vs. planen

Hast du ein Projekt als solches erkannt, gehst du von vornherein schon ganz anders an die Sache heran. Das beginnt bereits mit der Planung. Eine Aufgabe notierst du einfach irgendwo hin und suchst dir einen Tag aus, an dem du sie umsetzt. Es ist also eher ein To Do.

Ein Projekt hingegen ist sehr viel größer und wird nicht einfach nur notiert, sondern richtig geplant. Du überlegst dir:

Welche Aufgaben gehören zu diesem Projekt?
Wie lange brauche ich für welche Aufgaben?

Im Idealfall legst du dann ein Projektboard an, um die Aufgaben dort zu sammeln und nach Bereichen zu sortieren (z.B. kannst du Listen für SocialMedia, Webseite, Newsletter, Fertigstellung Buch, Marketing und weiteres erstellen).

Besserer Überblick, effektivere Umsetzung

Mit so einem Projektboard und einzelnen Listen siehst du nicht nur auf einen Blick, in welchen Bereichen du noch Aufgaben hast, sondern auch, wie weit du insgesamt bist (wie viel ist abgehakt und wie viele Aufgaben sind noch offen?).

Das hat zwei Vorteile:

Du kannst Aufgaben im Batch bearbeiten. Damit bleibst du im Thema und kannst konzentrierter und damit effektiver arbeiten.
Du kannst eine realistische Einschätzung vornehmen, wie viele Aufgaben pro Arbeitseinheit du erledigen musst, um es bis zu deiner Deadline zu schaffen.

Was ich selbst auch immer praktisch finde: Sobald ich mir Gedanken über die einzelnen Aufgabenbereiche mache, z.B. SocialMedia, Webseite und Co., fallen mir noch viele kleine Dinge ein, die erledigt werden müssen, die ich aber sonst vergessen hätte.

Das funktioniert, weil mein Blick von der großen Aufgabe „Buch launchen“ auf den kleineren Bereich „Webseite“ gelenkt wird und ich mich in dem Moment nur auf diesen Teil konzentrieren muss.

Tipp: Wenn du den Überblick hast, plane das Projekt am besten gleich in deinen Google Kalender ein! Wie du das am besten umsetzt und eine übersichtliche Planung in deinem Google Kalender gestaltest, erfährst du in diesem Artikel.

Der Projektabschluss – dein Freund und Helfer

Ein letzter Tipp zum Schluss: Ich empfehle, nach einem größeren Projekt immer einen Projektabschluss für dich zu machen.

Das hilft dir dabei, noch einmal auf das abgeschlossene Projekt zurückzublicken und dich zu fragen:

Was hat richtig gut funktioniert?
Was möchte ich beim nächsten Mal verbessern?
Was war vielleicht überflüssig oder zu zeitaufwendig mit zu kleinem Ergebnis?

Was muss ich bei einem Projektabschluss machen?

So ein Projektabschluss kann ganz unterschiedlich aussehen. Du kannst z.B. einfach nur das Projektboard durchgehen und schauen, ob du wirklich alle Aufgaben umgesetzt oder etwas übersehen hast.

Zusätzlich kannst du die obigen Fragen beantworten und dir auch notieren, was du beim nächsten Mal lieber auslagerst und was du noch vergessen hattest und in deinem Prozess ergänzen möchtest.

Wenn du schon ein paar Veröffentlichungen gemacht hast, kannst du auch deine E-Mails und Postings analysieren, z.B. nach Aufrufen und Interaktionen, oder Öffnungsraten und Klicks, um zu schauen, ob du beim nächsten Mal etwas anders machen möchtest (das ist dann schon eher fortgeschritten).

Wenn du es bis hierhin geschafft hast, bist du für deine nächste große Aufgabe (aka Projekt) bestens gerüstet!

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