Time Blocking für Autoren mit dem Google Kalender

Plane deine Schreib-Woche mit Time Blocking

Was wäre, wenn ich dir sage, dass es eine Planungs-Methode gibt, mit der du auf einen Blick siehst, ob du deine Aufgabengebiete gleichmäßig verteilt hast? Wäre das nicht grandios?

In meinem Artikel “Mit diesen 3 Arbeitsmethoden steigerst du deine Produktivität” haben wir das Thema “Time Blocking”, bzw. Arbeiten mit Themenblöcken bereits angesprochen.

Kurz gesagt geht es darum, deinen Tag (oder deine Woche) in bestimmte Zeitblöcke zu unterteilen. In jedem Zeitblock widmest du dich dann einem Arbeitsbereich oder einem Thema und konzentrierst dich nur darauf.

Der Effekt: Dadurch, dass du mit dem Kopf im selben Thema oder Themengebiet bleibst, kommst du schneller voran, weil dein Hirn nicht von einer zur anderen Aufgabe springen muss. Das steigert auch die Chance, dass du in einen Arbeitsflow sinkst (du kennst das bestimmt vom Schreiben) und damit besser vorankommst.

Time Blocking mit dem Google Kalender

Ich plane meine Arbeitswoche in einem handschriftlichen Planner (weil ich es liebe, Dinge handschriftlich festzuhalten), aber auch digital in meinem Google-Kalender.

Das hat ein paar ganz einfache Gründe:

Meinen Google Kalender habe ich immer dabei (er ist auf meinem Handy), kann also spontane Termine direkt dort eintragen.
Das Leben passiert und es läuft nicht immer nach Plan. Im Google Kalender habe ich die Änderung super fix festgehalten und mein Plan ist wieder aktuell.
Ich sehe auf einen Blick, wie viel Zeit ich wirklich habe und was realistisch umsetzbar ist.
Ich kann mit Dauerterminen Arbeitszeit blocken, in die ich dann keine Treffen oder andere Termine lege, um meine Arbeitszeit zu schützen.

Wenn ich mich freitags oder sonntags hinsetze, um meine Wochenplanung zu machen, nehme ich die Woche in meinem Google Kalender immer als Grundlage.

Zuerst verfeinere ich die Planung dort, danach übertrage ich die wichtigsten Punkte in meinen Planner. Dort ergänze ich dann auch die wichtigsten To-dos zum Abhaken (ich liebe das Abhaken von Aufgaben!).

Hier ist ein Beispiel für eine noch unbearbeitete Woche in meinem Google Kalender, wenn ich Dauertermine nutze:

Wie du siehst, ist mein Kalender mehrfarbig. Das liegt daran, dass ich unterschiedliche Kalender benutze. Übrigens sind das auch nicht die Google-Standardfarben, sondern eigene. Wie ich das eingestellt habe, zeige ich dir weiter unten.

Das Tolle daran: Ich sehe nach der Planung mit nur einem Blick, ob meine Arbeitsbereiche gut verteilt sind, oder ob ich vielleicht zu viel von einem Bereich mache und dafür einen anderen stetig vernachlässige.

Die hier angezeigten Kalender sind:

hellgrün: Gesundheit & Bewegung
dunkelblau: Time Block
braun: Business
hellblau: Haushalt

Gesundheit & Bewegung

In diesem Kalender blockiere ich Zeiten für Sporteinheiten und die wichtigsten Mahlzeiten des Tages. Das verhindert, dass ich meinen Tag mit Aufgaben überfülle und keine Zeit mehr zum Kochen und Essen oder etwas Bewegung habe.

Time Block

Natürlich ist alles, was ich in meinem Google Kalender mache, Time Blocking, aber Einträge in diesem Kalender bedeuten, dass ich mir hier Zeiten für bestimmte Oberthemen blockiere, die noch nicht genau festgelegt sind.

“Dayjob” sind ganz klar die Zeiten, in denen ich für meinen Tagesjob arbeite. In dieser Zeit arbeite ich in meinem Angestelltenverhältnis und habe keine Zeit, um eigenen Aufgaben oder anderen Themen nachzugehen (Ausnahme bildet natürlich die Mittagspause, die in diesem Block mit eingeplant ist).

“Business Time” bedeutet, in diese Zeiträume kann ich Aufgaben für mein Autorenbusiness, meinen Blog, übergreifende Admin-Aufgaben oder Ähnliches einplanen. Ganz so, wie ich es in der entsprechenden Woche brauche.

Business

Sobald ich in meiner Wochenplanung festgelegt habe, welchem Themenblock ich nachgehe, trage ich in diesem Kalender ein, was ich tue und lösche den Time Block-Platzhalter-Termin weg.

Da ich in diesem Beispiel montags immer an meinem Content arbeite und donnerstags an meiner Buchhaltung, sind diese beiden Dauertermine bereits im Businesskalender hinterlegt und brauchen keinen Platzhalter im Time Block Kalender.

Haushalt

Im Haushaltskalender halte ich Zeiten für den wöchentlichen Hausputz, meine Reset-Routine und das Lesen von Print Sachbüchern fest (der Kampf gegen den Stapel ungelesener Printbücher ist in meinem Haushalt sehr real).

Das ist natürlich nur ein Beispiel, wie du mit deinem Kalender arbeiten kannst. Für mich ist immer wichtig, dass ich eine Ausgangsgrundlage habe, die ich dann nach meinen jeweiligen Bedürfnissen anpassen kann.

Dieser Screenshot ist z.B. von vor ca. 4 Monaten, inzwischen sieht mein Kalender schon wieder ganz anders aus! Eine aktuelle Version zeige ich dir weiter unten.

Schritt für Schritt mit deinem Google Kalender arbeiten

Wenn du dein Autorenbusiness im Google Kalender organisieren möchtest, habe ich hier eine Schritt für Schritt Anleitung für dich:

Notiere die Arbeitsbereiche, die für dich in der Regel anfallen.
Überlege dir, welche Arbeitsbereiche einen eigenen Kalender benötigen und welche du zusammenlegen möchtest.
Lege die Kalender an und wähle die Farben für deinen Kalender aus.
Blockiere mit Dauerterminen die Zeiten, in denen du immer etwas vorhast (z.B. dein Beruf, ein wöchentliches/monatliches Treffen etc. pp.)
Trage alle Termine ein, die du bereits kennst.
Überlege dir, wann du für welche Arbeitsbereiche Zeit einplanen möchtest.
Blockiere diese Zeiträume mit Dauerterminen (z.B. mit Platzhalter-Terminen).
Ersetze in deiner Wochenplanung die Platzhalter mit realen Arbeitsblöcken und lösche den Rest weg.

Mehr zum Thema Arbeitsbereiche findest du im Artikel “So rettest du dein Autorenbusiness vor dem Chaos”. Ich empfehle dir, diesen Artikel zu lesen, bevor du mit deiner Planung startest.

Eigene Farben im Google Kalender nutzen

Als ich auf Youtube entdeckt habe, dass man im Google Kalender eigene Farben benutzen kann, hatte ich direkt Herzchen in den Augen.

Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich arbeite viel lieber mit Programmen oder Materialien, die ich optisch ansprechend finde und liebe es, wenn ich etwas personalisieren kann!

Was den Google Kalender angeht, ist es sogar super einfach, die Farben anzupassen. Ich empfehle dir, es in zwei Schritten zu tun.

Schritt 1: Suche im Internet nach Farbpaletten, die dir gefallen.

Ich suche zum Beispiel in der Google Bildersuche nach Pastell-Farbpaletten, weil ich keine kräftigen Farben in meinem Kalender möchte (das ist aber Geschmackssache). Von der ersten Suche ausgehend, klicke ich mich dann durch die Ergebnisse, die mir optisch gefallen.

Wichtig ist:

nutze die Bildersuche, damit du die Farben direkt optisch vor dir siehst
inkludiere den Begriff “Hex Code” in deine Suche. Das ist der Code, den du in Schritt 2 benötigst.

In meinem Beispiel gebe ich in Google also ein: “hex code pastellfarben” und klicke anschließend auf “Bilder”. Das sieht dann so aus:

Wie du siehst, findest du sowohl große Farbpaletten mit allen möglichen Farben, als auch kleinere Paletten mit aufeinander abgestimmten Farben. Suche dir hier aus, was dir gefällt.

Es kann sein, dass die Farben in deinem Kalender am Ende nicht zu 100% so aussehen wie auf den Bildern. Du kannst mit dem Regler dann noch etwas herumspielen, oder eine andere Farbe nehmen, wenn es dir so gar nicht gefällt.

Schritt 2: Die ausgewählten Farben im Google Kalender einbauen

Wenn du dich für deine Farben entschieden und dir die Hex Codes gespeichert hast, geht es an den Einbau.

Öffne deinen Google Kalender
suche links in der Spalte deinen Kalender aus, dem du eine neue Farbe verpassen möchtest
fahre mit der Maus über den Kalendernamen und klicke auf die drei Punkte, die rechts daneben erscheinen.
es öffnet sich ein kleines Popup mit einer Farbauswahl. Anstatt eine dieser Farben zu wählen, klickst du auf das kleine Plus. (Bild 1)
das öffnet ein weiteres Popup, in welchem du deinen Hex Code eingeben kannst.(Bild 2)
gib hier deinen hex code ein, klicke auf speichern und fertig!

Bild 1:

Bild 2:

So sieht mein Kalender inzwischen aus

Oben sprach ich ja bereits davon, dass ich meine Kalender immer wieder an meine aktuelle Situation anpasse. Immerhin geht es ja nicht darum, dass ich ein Gerüst einhalte, das ich irgendwann mal erarbeitet habe, sondern dass ich eine Grundlage (Time Blocking + Google Kalender) nehme und aktuell halte, um damit arbeiten zu können.

Das ist mein aktueller Kalender:

Der deutlichste Unterschied hier ist, dass der Kalender immer erst um 8 Uhr beginnt und um 19 Uhr aufhört. Davor und danach habe ich Freizeit. Außerdem habe ich Sonntags jetzt keine Arbeitszeiten mehr eingeplant, sondern halte mir den ganzen Tag frei.

Vor ein paar Monaten habe ich auch meine Freizeit mit Dauerterminen notiert, habe aber gemerkt, dass ich es nicht brauche und das meine Woche eher unübersichtlicher macht.

Eine weitere Änderung ist die Trennung meiner Arbeitszeiten für den Tagesjob in zwei Termine, damit ich die Länge meiner Mittagspause und meiner Arbeitszeit täglich so anpassen kann, wie ich es brauche (wir haben eine Kernzeit und ansonsten flexible Arbeitszeiten).

Was neu dazugekommen ist:

die Projektplanung
die Content Kalender

Was verschwunden ist:

der Time Blocking Kalender
die Dauertermine für Mahlzeiten

Obwohl einige Kalender dazugekommen sind, sieht mein Kalender übersichtlicher aus, als in der alten Version. Das liegt daran, dass ich nicht mehr jede Sekunde meines Tages verplane, sondern stattdessen einfach Lücken lasse. Ob du auch lieber mit Lücken arbeitest, oder die Zeiträume blockierst, probierst du am besten für dich selbst aus.

Mit diesen Kalendern arbeite ich aktuell

Termine: Hier halte ich fest, wann ich für meinen Tagesjob arbeite, mit Freundinnen verabredet bin, oder andere Termine habe. Außerdem habe ich Geburtstage und die Veröffentlichungen (samt Veröffentlichungsjahr) meiner Bücher als Jahres-Dauertermine eingetragen.
Business: In diesem Kalender blockiere ich Bürozeiten für meine Arbeit als Autorin oder für AmS. Was ich genau in den Blöcken mache, entscheide ich bei der Wochenplanung und tausche den Begriff “Office Time” dann mit dem groben Themenblock aus, den ich bearbeiten möchte.
Artikel & Podcast: Erscheinungstermine meiner nächsten Podcastfolgen und Blogartikel (Content Planung).
AmS E-Mails: Erscheinungstermine meiner Newsletter für “Autorenbusiness mit System” (wenn du noch nicht dafür angemeldet bist, kannst du das hier nachholen).
AW E-Mails: Erscheinungstermine meiner Newsletter für meine Autoren-Community “Author Wing”.
Household: Haushaltsrelevante Zeiten wie z.B. die wöchentliche Putz-Runde, oder auch den täglichen Bereich “Pause, Haushalt, Dinner” nach der Arbeit.
Mein Arbeitskalender Tagesjob: Arbeitsmeetings, Projektplanung für den Tagesjob etc. halte ich in meinem Arbeitskalender fest, den ich mit dem Rest der Firma teile. Auch diesen Kalender schalte ich bei meiner Wochenplanung ein, um meinen Energie-Haushalt mit im Blick zu haben. Habe ich auf Arbeit zum Beispiel eine Woche vor mir, an der ich jeden Tag 4-5 stündige Projekt-, Jahres- oder Analysemeetings habe, brauche ich für mich als Autorin oder Bloggerin in dieser Woche erst gar keine anstrengenden Projekte einplanen.
Projects Author: In diesem Kalender halte ich ausschließlich meine Jahresplanung als Autorin fest. Ich plane z.B. ein, wann ich welches Buchprojekt plotte, schreibe, überarbeite und launche. So sehe ich bei der Jahresplanung auch gleich, ob ich mir zu viel vorgenommen habe und einige Projekte verschieben oder sogar streichen muss.
Projects AmS: Neben meiner Arbeit als Autorin betreibe ich diesen Blog und einen Podcast, für die ich auch Projekte einplanen muss. Damit ich sehe, welches Projekt zu wem gehört (Autorin oder Bloggerin), habe ich zwei Kalender mit unterschiedlichen Farben. Am Ende einer Woche passe ich die Projekt-Einträge in beiden Kalendern an und sehe gleich, ob ich im Plan liege, oder etwas verschieben muss.

Wie du siehst, ist sowohl in meiner Planung als auch in meinen Kalendern immer Bewegung. Ich lerne regelmäßig Neues dazu und optimiere meine Strategien, um immer das Beste für mich herauszuholen.

Jetzt bist du dran: Probiere das Time Blocking im Google Kalender doch einmal für dich aus und verrate mir in den Kommentaren, wie diese Methode für dich funktioniert!